En quoi les outils de Process Intelligence peuvent être un tremplin vers votre objectif d’efficacité opérationnelle ? 

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Depuis de nombreuses années, les solutions de RPA (Robotic Process Automation) sont apparues comme des outils de choix pour accélérer les processus et gagner en efficacité opérationnelle. Le principe :

• Faire réaliser les tâches répétitives et sans valeur ajoutée par un robot d’une part,  
• Laisser l’humain se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (analyses, prises de décision, créativité…) d’autre part.

Tout le monde y gagne : les risques d’erreur diminuent drastiquement, la capacité à faire des équipes opérationnelles se concentre au bon endroit. Ce marché est mature, avec de nombreuses solutions de RPA disponibles, et l’on parle aujourd’hui de Smart Automation. L’intelligence artificielle permet en effet une sophistication de plus en plus élaborée des robots. Les solutions de Process Intelligence (PI) sont, elles, apparues plus récemment sur le marché.  

Alors qu’est-ce que le Process Intelligence ? 

Le Process Intelligence permet de collecter et analyser les données des processus afin de comprendre chaque étape d'un processus (durée de l'ensemble du processus, temps d'attente moyen entre chaque étape, équipes en charge, …), visualiser les goulots d’étranglement, et trouver des solutions aux  problèmes rencontrés.  

Pour ce faire, les données utilisées sont issues des données de logs récoltées sur l’ensemble des systèmes utilisés pour dérouler le processus étudié (ERP, CRM, outils métiers, etc.…). Principalement, le process intelligence se base sur plusieurs outils tels que le process mining, la modélisation des processus (type BPMN), le task mining, ou encore le jumeau numérique (digital twin). Tous ces outils fonctionnent grâce à l’intelligence artificielle et plus particulièrement au machine learning. 

Les enseignements tirés d’une solution de Process Intelligence permettent aux organisations de baser leur stratégie d’amélioration de l’efficacité opérationnelle des processus sur une analyse en profondeur des données historiques et non plus uniquement sur des entretiens qualitatifs. En effet, le Process Intelligence permet une analyse de l’ensemble des processus tels qu'ils se sont déroulés, en mettant à jour toutes ses variances, ses fréquences, ses coûts, ses durées…  Ces informations essentielles, qui améliorent la connaissance du métier envers ses propres fonctionnements, permettent ensuite de définir les axes d'amélioration à prioriser, que ce soit sur la voie de l’amélioration, la simplification, l’automatisation du processus, ou encore celle de l’accompagnement au changement (formations, communication, etc.). 

Quels types de gains attendre du process intelligence ? 

Développement des bonnes pratiques : En mettant à jour la façon dont les processus s’exécutent « dans la vraie vie », et non comme ils sont sensés se dérouler, le processus optimal pourra se dessiner et servir de référence au développement des bonnes pratiques en interne. 

Mise en lumière des dysfonctionnements des processus : Les goulets d’étranglement, doublons / redondances dans le processus, qui limitent la productivité, sont repérés facilement, visuellement. 

Optimisation des coûts : L’amélioration de l’efficacité du processus, tant par la mise en lumière du processus cible que l’élimination des goulots d’étranglements et divers dysfonctionnements repérés, aura un impact réel sur le coût de celui-ci. 

Temps pour obtenir une vision claire des processus métiers : Ce chemin peut être long et complexe en raison du nombre d’acteurs intervenant sur le processus, du nombre de SI utilisés, et du manque de connaissance complète du processus de bout en bout. Les outils de Process Intelligence permettent de réduire sensiblement ce temps de travail préalable au choix des processus ou parties de processus à automatiser (RPA). 

Le Process Intelligence permet ainsi de réaliser un pas de côté dans le processus d’automatisation à tout va dans lequel les organisations sont lancées. Par ailleurs, la capacité du Process Intelligence à calculer et mesurer les impacts de chaque stratégie d’amélioration du processus étudiée (automatisation, refonte d'un outil...), et donc de comparer les ROI des différents scénarios, permet de minimiser les risques et de s’assurer que l’effort est mis au bon endroit. Enfin, comme le Process Intelligence offre la possibilité de monitorer les processus et leur performance en temps réel, il devient un outil de pilotage de votre stratégie d’efficacité opérationnelle. 

En conclusion, la mise en place de ce type de solution vous permet de dessiner un chemin plus efficient et impactant vers l’amélioration continue de vos processus.